직장생활 성공에 필요한 기획서 보고서 작성법

기획서 보고서 작성법

 

 어떤 일을 하던 직장생활을 하면 문서작성은 필수이자 성공으로 가는 필요조건이다. 구성원 전체를 모아 매번 중요사항을 전달할 수는 없기 때문에 문서, 보고서를 생성하여 정보를 공유하고, 의사결정권자에게 설득의 수단으로 활용한다.

 기획서를 잘 작성하기 위해서는 여러 요소가 필요하다. 그 중에서도 기본이 되는 것이 바로 현상, 문제에 대해 어떻게 분류할 것인가를 고민하는 것부터 기획 보고서는 시작된다.

 

현상에 대해 대분류, 중분류, 소분류를 하고 각각의 원인분석, 문제점 도출을 통해 방안을 제시하는 단순한 방법부터 시작하면 좋다. 예를 들어 특정 서비스에 대해 과정별로 플로어 차트를 만들어 보는 것도 현상을 분석하는 데 좋은 방법이다.

 

 

세부적으로는 기획서의 글꼴을 선택하는 것으로도 호소력 있는 기획서 작성에 영향을 끼친다. 고딕체의 경우 딱딱하고 간결하여 사업계획서에 많이 쓰이는 글씨체이며, 명조체의 경우 부드럽고 변화가 느껴져 긴 소설처럼 많은 글씨가 있는 글에 많이 쓰인다.

글씨크기는 주제목은 22pt, 소제목은 16pt, 내용은 12pt, 표는 11pt가 기본이며, 본인과 조직의 성향에 따라 2pt 정도 조정할 수 있다. 기울임 글씨의 경우 숫자를 강조할 때 쓰이며, 언더라인은 강조하고 싶은 글에 쓰인다. 볼드체는 제목 등을 강조할 때 쓰인다. 글씨 색상은 많이 쓸 경우 집중이 안될 수 있으므로 사용에 주의한다.

 

표를 작성할 때 선이 두껍지 않도록 주의한다. 선이 두꺼우면 시선이 내용이 아닌 선으로 가기 때문에 피하도록 한다. 표 속의 숫자는 대체로 오른쪽 정렬을 한다. 표의 단위와 자료출처는 꼭 기입하도록 한다.

 

 

자료출처 : 경희사이버대학교

그래프는 가독성을 높이는 하나의 툴이다. 그래프의 경우 복잡하면 눈에 잘 안들어 오니 최대한 간단하게 핵심요소, 핵심 메시지만 보여 주도록 한다. 원그래프의 경우 전달정보가 제한적이므로 도너츠 그래프를 쓰도록 한다. 도너츠 그래프는 안쪽 원을 크게 하고 바깥원의 두께를 작게 해야 보기 좋다.

 

보고서의 핵심은 내용이긴 하지만 틀과 형식도 상당히 비중을 차지한다. 인간은 심리적 동물이기 때문이다. 오탈자는 보고자의 신뢰를 저하시키고, 보고서의 형식이 없으면 가독성이 떨어지고 전달력이 저하되는 결과를 낳게 된다.

 

그래서 문서는 전반적으로 안정감을 갖게 하는 것이 좋은데 이를 위해 문장의 끝을 비슷하게 맞출 필요가 있다. 비율을 맞추는 것이 좋다는 뜻이다. 여백의 비율과 위치, 소제목 이하 내용의 개수도 비슷하게 하는 것이 보고서의 각선미를 높이는 방법이다.

 

자료출처 : 정음닷컴( https://www.jungum.com/ReNew/Kr/Report/Report_0401_2.html)

내용작성의 경우 일반적으로 문제점과 해결 방안을 분리하여 작성한다. 제목은 결론이나 핵심을 담은 간략한 말로 제목을 선정해야 한다. 보고받는 사람이 제목으로도 보고서의 전반적인 내용을 추측할 수 있어야 한다.

 

보고서 서두에 결론을 먼저 작성하고 이후 현황, 문제점, 방안을 제시하여 보고받는 사람이 금새 핵심을 파악할 수 있도록 한다. ‘~하게 됨’ 같은 수동형이 아닌 능동형 표현이 좋다. 추측성 표현보다는 객관성을 보여주는 표현을 쓰도록 한다. 문장에 주어를 넣는 것도 잊지 않도록 한다.

 

보고서 작성방법

일반적인 보고서는 장단점 열거법이 있다. 대안의 장단점을 열거하고 이를 판단하여 결론과 대안을 도출하는 방법이다.

장단점 비교법은 장단점을 찾아 내고 각각의 중요도에 대해 평가 후 결론을 내는 방식이다.

점수화법도 있다. 대안별로 주요사안에 대해 점수를 매기는 방법이다.

 

“알이 스스로 깨어나면 창공의 독수리가 되지만, 누군가가 깨 주면 후라이가 된다.”

자기 주도적인 삶을 살자.